Officemedewerker (16 uur)

Als officemedewerker ben jij samen met jou collega verantwoordelijk voor het soepel verlopen van de administratieve processen binnen onze organisatie,- en daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt en het gezicht van het bedrijf. 

Samen zorgen jullie ervoor dat onze cliënten, zorgprofessionals, medewerkers en externe partijen goed telefonisch te woord worden gestaan en op alle vlakken worden ondersteund. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor verschillende administratieve werkzaamheden voor onze afdelingen en heb je ervaring met computers. Ben jij klantvriendelijk, gastvrij en wil je werken in een fijne werkomgeving dan maken wij graag kennis met jou.

Hoe ziet de functie eruit?

Als Officemedewerker ben jij het gezicht en de stem van Henriëlla Zorg. Je zorgt voor een warme ontvangst van klanten, bezoekers en leveranciers en je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoon. Tegelijkertijd ondersteun je de organisatie met administratieve en facilitaire werkzaamheden. Met jouw klantgerichte houding en oog voor detail draag je bij aan de professionele uitstraling van onze organisatie.

Je taken bestaan uit:

Telefonie & communicatie

• Je neemt inkomende telefoongesprekken aan en verbindt adequaat door;
• Je beantwoordt eenvoudige vragen zelfstandig en verwijst door bij complexere vragen;
• Je noteert en geeft berichten zorgvuldig en tijdig door;
• Je houdt het overzicht ook in drukke momenten en prioriteert gesprekken.

Receptie & gastvrijheid

• Je ontvangt bezoekers, cliënten en leveranciers op een vriendelijke en representatieve wijze;
• Je begeleidt bezoekers naar afspraken of vergaderruimtes;
• Je zorgt voor een nette en verzorgde receptie- en wachtruimte;
• Je signaleert onregelmatigheden en schakelt direct de juiste persoon in.

Administratieve ondersteuning

• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Je archiveert, scant en verwerkt documenten nauwkeurig;
• Je plant interne afspraken en vergaderruimtereserveringen;
• Je beheert kantoor- en facilitaire voorraden en bestelt tijdig nieuwe benodigdheden;
• Je ondersteunt bij de organisatie van kleine interne evenementen.

Ondersteuning Officemanager

• Je voert werkzaamheden uit op aanwijzing van de Officemanager en stemt de voortgang tijdig af;
• Je signaleert bijzonderheden proactief en denkt mee over oplossingen;
• Je levert gegevens aan ter voorbereiding van rapportages of vergaderingen.

Wat neem jij mee?

• Afgeronde mbo-opleiding op administratief of secretarieel gebied (bijv. Administratief medewerker of Receptioniste);
• Relevante werkervaring in een receptie- of telefonistenfunctie, bij voorkeur in de zorg;
• Basiskennis van administratieve processen en MS Office;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Klantvriendelijk, flexibel, tactvol en stressbestendig ook in drukke periodes;
• Nauwkeurig, representatief en discreet in omgang met vertrouwelijke informatie;
• Deelname aan BHV is een pré;
• Beschikbaar op woensdag.

Wat bieden wij jou?

• Een functie voor 16 uur per week, verdeeld over 2 werkdagen;
• Een warme werkomgeving in een persoonlijke en betrokken organisatie;
• Een functie met afwisseling en eigen verantwoordelijkheid;
• Salaris conform FWG 30;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• Een professionele maar informele werksfeer.

Zie jij jezelf al werken in deze functie en weet je gastvrijheid en betrokkenheid - met humor- en op creatieve wijze in je dagelijkse werkzaamheden te versmelten? Stuur dan jouw CV voorzien van motivatie naar onze afdeling Human Resources op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. We kijken er naar uit.

Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen? Neem dan gerust contact op met onze afdeling Human resources op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 070 – 20 12 027.